Cambiare professionista: come funziona il passaggio

Molte aziende rimandano il cambio di professionista per timore di interrompere cedolini e scadenze. Con un passaggio pianificato il rischio non è nel cambio, ma nel modo in cui lo si fa. Questa guida spiega come funziona, a prescindere da chi gestisce oggi le paghe della tua azienda: un altro studio, il commercialista, un centro elaborazione dati o il servizio di un’associazione di categoria.

A seconda di chi gestisce oggi le tue paghe

Un altro professionista o studio paghe

Affidarsi a un professionista dedicato alla materia è la scelta giusta: chi l’ha fatta ha già capito che paghe e personale non sono un semplice adempimento. A volte, però, vicissitudini o incomprensioni creano attriti che solo un cambio può sanare. Non è una bocciatura del lavoro svolto: si controlla il preavviso e si concorda un passaggio di consegne ordinato, in cui il professionista uscente trasmette dati e documenti.

Il commercialista

Il commercialista è, di regola, un professionista formato e preparato, con competenze che riguardano fiscale, bilancio e societario. Il diritto del lavoro è una materia a sé, in continua evoluzione tra contratti collettivi, norme e prassi degli enti. In molti studi la gestione del personale viene affidata a un collaboratore amministrativo, e senza un professionista dedicato l’approccio finisce per limitarsi all’esecuzione degli adempimenti.

Una domanda utile da farsi: chi valuta, concretamente, le scelte sul personale della tua azienda, dal contratto all’inquadramento fino a una vicenda delicata? Un professionista dedicato alla materia o un collaboratore di studio?

Cambiare solo la gestione del personale è possibile e frequente: l’incarico su contabilità e fiscale può restare esattamente com’è: noi non ce ne occupiamo, quindi non è in discussione. Ci coordiniamo con i vari studi per gli adempimenti aziendali che impattano sulle rispettive aree.

Un centro elaborazione dati

Il CED elabora i cedolini a partire dai dati forniti dall’azienda. Non fa consulenza: quando serve una scelta, come inquadrare un lavoratore, quale contratto utilizzare o come gestire una vicenda, deve rimettersi a un altro professionista, che è quello che dialoga con l’azienda. Si crea così un doppio passaggio, azienda, professionista e CED, poco utile e difficilmente efficiente. Con un unico interlocutore che elabora e consiglia la catena si accorcia.

Nel passaggio conviene farsi consegnare l’archivio e i progressivi in un formato utilizzabile e capire a nome di chi sono state attivate le deleghe verso gli enti, così da sapere cosa va aggiornato.

L’associazione di categoria

Le associazioni di categoria funzionano bene sui numeri: servizi standardizzati, costi contenuti, molte aziende seguite. Quando un’azienda ha bisogno di attenzioni maggiori, per una situazione particolare, una scelta contrattuale o una vicenda da gestire, un servizio costruito per molti soci ha un limite naturale: l’attenzione al singolo caso.

Prima di recedere conviene leggere statuto, regolamento e condizioni del servizio: quote, preavviso, e se sia possibile mantenere l’adesione per altri scopi (rappresentanza, convenzioni, enti bilaterali) affidando le paghe altrove.

Prima di decidere: cosa verificare

• Il contratto o la lettera di incarico: durata, preavviso, eventuali penali, modalità di recesso. Per gli incarichi professionali il cliente può in linea di principio recedere in qualsiasi momento, pagando il compenso per l’attività svolta e rimborsando le spese (art. 2237 c.c.), ma le clausole sul preavviso vanno lette.

• Il momento: l’inizio dell’anno è il più lineare, ma si può passare in qualunque mese. In corso d’anno, però, il passaggio è più delicato: se non lo riteniamo sicuro per l’azienda, preferiamo non accettarlo.

• Le pendenze: adempimenti in corso (UniEmens, F24, Certificazioni Uniche, comunicazioni obbligatorie) e chi se ne occupa fino al passaggio.

Le indicazioni di questa pagina sono generali: per il tuo caso valgono le condizioni che hai sottoscritto. Se vuoi, le leggiamo insieme.

Cosa serve per il passaggio: la checklist

Alla presa in carico ti inviamo una checklist con i documenti e i dati da recuperare, in modo che il passaggio non lasci nulla di scoperto. La aggiorniamo costantemente, in base alle novità normative e a quello che impariamo a ogni passaggio.

Come si svolge

Tutta la procedura si svolge nel rispetto del codice deontologico dei Consulenti del Lavoro.

1. Primo confronto e analisi. Ci racconti la situazione. Esaminiamo contratti, CCNL e inquadramenti, e verifichiamo che siano corretti.

2. Preventivo e incarico. Definiamo insieme perimetro e compenso.

3. Recesso dal fornitore uscente. L’azienda lo comunica per iscritto, rispettando il preavviso.

4. Recupero di documenti e dati progressivi. Ci coordiniamo con il fornitore uscente, se l’azienda ce ne dà mandato.

5. Aggiornamento delle deleghe verso INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate, perché possiamo operare noi.

6. Primo ciclo paga con verifica: i primi cedolini vengono confrontati con gli ultimi del fornitore uscente e con quelli del periodo oggetto di controllo, per dare continuità alla gestione e, nel frattempo, prendere nota delle correzioni o delle impostazioni diverse. Non vuol dire per forza errori: è normale che gli stessi aspetti vengano visti in modo diverso da professionisti diversi.

7. Gestione ordinaria con un referente unico.

I tempi dipendono soprattutto da quanto rapidamente arrivano documenti e dati. Per questo conviene avviare il passaggio almeno un mese prima della prima elaborazione che vuoi affidarci.

Se non siamo la scelta giusta

Può succedere che la collaborazione non risponda alle aspettative dell’azienda. In quel caso non mettiamo ostacoli: ci impegniamo a favorire il passaggio di consegne al nuovo professionista, trasmettendo dati e documenti in modo ordinato e riducendo al minimo i disagi per l’azienda e per i suoi dipendenti.

Parliamone

Se stai pensando di cambiare chi gestisce le paghe e il personale, puoi richiedere un preventivo o contattare la sede più vicina. Per le aziende c’è anche un primo orientamento gratuito. Trovi i dettagli del servizio nella pagina Elaborazione buste paga e gestione paghe.