Welfare aziendale: cosa sono davvero le “categorie di dipendenti” e perché quasi nessuno te lo spiega

Sui social il welfare aziendale viene raccontato come una scorciatoia: paghi meno il dipendente, lui prende di più, ci guadagnate tutti. Applicata così, è una semplificazione che espone l’azienda a un recupero fiscale e contributivo.

Il vantaggio del welfare esiste ed è concreto, ma sta altrove: in un miglior ritorno sul costo del personale — produttività, fidelizzazione, clima — e in una deducibilità che, se il piano è costruito bene, è piena. Non in un taglio automatico del costo del lavoro.

Il punto tecnico su cui si gioca tutto è uno, e nei video non compare quasi mai: a chi va offerto il welfare. La legge non parla di dipendenti bravi o da premiare. Parla di generalità dei dipendenti o categorie di dipendenti. Se sbagli quel perimetro, l’esenzione salta per intero.

Cos’è il welfare aziendale (e cosa non è)

Il welfare aziendale è l’insieme di beni, opere, servizi e somme che il datore di lavoro mette a disposizione dei lavoratori e, in alcuni casi, dei loro familiari, e che per espressa previsione di legge non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Le fonti di un piano welfare sono essenzialmente due:

• welfare contrattuale: è la contrattazione collettiva a imporre al datore di lavoro di mettere a disposizione beni e servizi. Nella pratica il livello che lo introduce è quasi sempre quello aziendale: è la contrattazione di secondo livello a costruire il paniere e a definirne il valore, mentre il CCNL, quando se ne occupa, fissa perlopiù una cornice minima;
• welfare aziendale in senso stretto: è il datore di lavoro che, volontariamente o in forza di accordi, struttura un piano su misura del proprio contesto. Ed è qui che si gioca il vantaggio fiscale, perché il piano vale davvero solo se fa nascere un obbligo dell’azienda verso i lavoratori. Il datore di lavoro non può, a un certo punto e a suo insindacabile giudizio, sospendere il piano di welfare: se se ne riserva la facoltà, l’obbligo non c’è mai stato e il beneficio salta. Come si costruisce quell’obbligo senza restare legati per sempre è il punto più delicato dell’intera operazione, e lo vediamo più avanti.

Il quadro normativo è dato dagli articoli 51 e 100 del TUIR (d.P.R. 917/1986). L’art. 51, comma 1, fissa il principio di onnicomprensività: costituiscono reddito di lavoro dipendente “tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro”. Il comma 2 elenca le deroghe: è lì che vive il welfare.

Da qui la prima cosa che sui social non viene detta: il welfare è un’aggiunta, non un sostituto. Le previsioni del comma 2 riguardano prestazioni, opere e servizi corrisposti in aggiunta alla retribuzione ordinariamente tassata, escluse dal reddito per la loro valenza sociale. Se l’erogazione in natura si traduce in un aggiramento degli ordinari criteri di determinazione del reddito, l’esclusione non si applica: su questo l’Agenzia delle Entrate è ferma da anni.

La regola che decide tutto: generalità o categorie di dipendenti

Tutte le principali agevolazioni welfare condividono la stessa condizione. Non è un dettaglio formale: è una conditio sine qua non.

Due avvertenze sulla colonna dei limiti. La prima: “nessun limite fissato dalla norma” non significa importo libero senza conseguenze, perché resta il tetto di deducibilità in capo all’azienda di cui parliamo più avanti, e resta la necessità che si tratti di beni e servizi effettivi e non di denaro mascherato. La seconda: la soglia annua dei compensi in natura — 258,23 euro, elevata in via temporanea a 1.000 e 2.000 euro — non appartiene a questa tabella. Sta al comma 3 dello stesso articolo, è un binario diverso, e la vediamo nel capitolo sui fringe benefit.

L’Agenzia delle Entrate è netta, e lo ripete da decenni: le disposizioni del comma 2 non si applicano ogni qual volta le somme o i servizi siano rivolti ad personam, ovvero costituiscano vantaggi solo per alcuni e ben individuati lavoratori.

Tradotto per chi gestisce l’azienda: il viaggio premio al dipendente meritevole, scelto uno per uno, non è welfare. È retribuzione in natura, tassata e contribuita sul valore normale ex art. 9 TUIR. Con una precisazione che conviene conoscere: se quel benefit in natura, sommato agli altri compensi in natura ricevuti dal lavoratore nell’anno, resta sotto la soglia annua dei fringe benefit — 1.000 euro, 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico — l’esenzione opera comunque, perché quella soglia non richiede la generalità dei dipendenti. Superato il tetto si tassa e si contribuisce l’intero importo, non l’eccedenza.

Cosa vuol dire “categoria” per il Fisco

Nel diritto del lavoro la categoria è definita: l’art. 2095 c.c. distingue dirigenti, quadri, impiegati e operai. Sul piano fiscale quella definizione non basta — e in senso favorevole all’azienda, perché il perimetro è più ampio.

Secondo la prassi dell’Agenzia delle Entrate l’espressione “generalità o categorie di dipendenti” va riferita a tutti i dipendenti di un certo tipo: per esempio tutti i dirigenti, o tutti quelli che hanno un certo livello o una certa qualifica. L’esempio diventato classico è quello degli operai del turno di notte: sono una categoria legittima, perché l’inquadramento è sufficiente a impedire in senso teorico erogazioni ad personam in esenzione d’imposta. Stessa impostazione su un punto pratico che tranquillizza molte aziende: la categoria regge anche se alcuni suoi membri di fatto non fruiscono del servizio (il dipendente senza figli non userà l’asilo nido).

Altri casi già riconosciuti nella prassi:

• soli dipendenti a tempo indeterminato: è ammesso escludere i contratti a termine ex art. 19 d.lgs. 81/2015;
• anzianità minima di tre mesi: compatibile con il concetto di generalità.

Il confine che si è spostato: categoria e condizioni personali

Qui sta la novità che molte aziende non hanno registrato. Con una risposta a interpello del 2024 l’Agenzia delle Entrate ha ristretto la nozione di categoria: non è ammissibile identificarla sulla base di elementi non correlati alla prestazione lavorativa, come caratteristiche o condizioni personali o familiari del dipendente. Il caso riguardava un’integrazione retributiva riservata alle lavoratrici madri durante il congedo. La distinzione categoriale, dice l’Agenzia, deve fondarsi esclusivamente su criteri attinenti al rapporto di lavoro e alle mansioni svolte.

Conseguenza operativa immediata: piani costruiti su “dipendenti con figli”, “under 30”, “residenti in una certa zona” sono esposti e vanno rivisti.

Quanto welfare a testa

Si possono dare importi diversi? L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che un budget figurativo differenziato per lavoratore è compatibile con l’esenzione, purché il valore sia uguale per tutti i dipendenti della stessa categoria omogenea. La differenziazione si fa fra categorie, non dentro la categoria.

Una cautela che aggiungiamo noi: a parere di chi scrive, una sproporzione elevata fra i budget di categorie composte da poche persone può essere letta come un’elusione della normativa. Il ragionamento è semplice: se la “categoria” conta due o tre teste e riceve un budget molto più alto di tutte le altre, la distinzione per categorie rischia di essere la forma, e l’attribuzione ad personam la sostanza. Più le categorie sono piccole, più il criterio che le distingue deve essere solido e ancorato alla prestazione lavorativa, e più i differenziali di importo devono essere spiegabili.

Chi può essere destinatario, oltre ai dipendenti

Il concetto di dipendenti è letto in senso estensivo sotto il profilo reddituale: rientrano anche i percettori di redditi assimilati, quindi amministratori e stagisti. L’art. 52, comma 1, TUIR rinvia infatti alle regole dell’art. 51 anche per i redditi assimilati, e i compensi degli amministratori sono assimilati ex art. 50, comma 1, lett. c-bis), TUIR.

Un limite da conoscere prima di impostare un piano per il CdA: se gli amministratori hanno rinunciato al compenso, i benefit assumono funzione essenzialmente remunerativa e vanno assoggettati a imposizione fiscale e contributiva ex art. 51, comma 1. Gli stessi amministratori sarebbero stati una categoria welfare valida se percettori di un compenso qualificato come reddito assimilato.

Lato familiari, il riferimento è l’art. 12 TUIR, e qui c’è una modifica che impone di rileggere i piani in essere: la legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) ha ristretto la platea. Fino al 31 dicembre 2024 rientravano coniuge, figli, genitori e ascendenti, fratelli e sorelle, adottanti, generi e nuore, suoceri, partner di unione civile. Dal 1° gennaio 2025 restano solo coniuge non legalmente ed effettivamente separato, figli (anche naturali riconosciuti, adottivi e affidati) e ascendenti in linea retta.

Salvo eccezioni, non è richiesto che questi familiari siano conviventi o fiscalmente a carico. L’eccezione principale riguarda gli abbonamenti al trasporto pubblico di cui all’art. 51, comma 2, lett. d-bis), introdotta dalla L. 205/2017: lì i familiari devono essere fiscalmente a carico.

Gli strumenti del welfare: cosa può contenere il paniere

Prima di scegliere i servizi conviene sapere quali sono. I più utilizzati nei piani di welfare defiscalizzati sono questi:

• beni in natura e tessere prepagate per la spesa o per il carburante;
• servizi di mensa o buono pasto;
• servizi di utilità sociale con finalità ricreative, educative e di assistenza;
• servizi a favore dell’istruzione e dell’educazione dei figli;
• servizi per i caregiver;
• assistenza sanitaria e polizze;
• previdenza complementare.

Il paniere è la parte facile: i fornitori sono attrezzati e i cataloghi sono pronti. La parte che fa saltare i piani è un’altra, ed è il binario su cui viaggia ciascuno strumento, perché non sono intercambiabili. I fringe benefit hanno una soglia annua per lavoratore (art. 51, comma 3, TUIR). I buoni pasto hanno un tetto giornaliero (art. 51, comma 2, lett. c). Le opere e i servizi di utilità sociale stanno nelle lettere f) e seguenti del comma 2, senza limite fissato dalla norma ma con il tetto di deducibilità di cui diciamo più avanti. Confondere i binari, o sommarli a mente, è l’errore che costa di più.

Gli strumenti su cui le aziende sbagliano più spesso sono tre, e li vediamo uno per uno.

Fringe benefit e retribuzioni in natura

Sono compensi in natura: buono spesa, buono carburante e tessere prepagate, prestiti, pacchi natalizi o pasquali, premi per polizze extraprofessionali, auto ad uso promiscuo, alloggio concesso al dipendente.

La soglia ordinaria di esenzione è di 258,23 euro annui (art. 51, comma 3, TUIR). L’art. 1, commi 390-391, della legge n. 207/2024 ha prorogato per il triennio 2025-2027 la disciplina agevolata: esenzione fiscale e contributiva fino a 1.000 euro, elevati a 2.000 euro per i lavoratori con figli fiscalmente a carico.

Tre avvertenze operative:

1. Il superamento della soglia tassa l’intero importo, non solo l’eccedenza. Sforare di 20 euro significa portare a imponibile tutto.
2. Il limite di 2.000 euro si applica previa dichiarazione del lavoratore con indicazione del codice fiscale dei figli a carico. Senza dichiarazione il beneficio non è applicabile; la condizione va verificata al 31 dicembre e il lavoratore deve comunicare tempestivamente se viene meno.
3. Le soglie incrementate (1.000 e 2.000) si applicano solo se il datore di lavoro informa le rappresentanze sindacali unitarie, ove presenti in azienda.

Rientrano nel plafond anche le somme erogate o rimborsate per utenze domestiche (servizio idrico integrato, energia elettrica, gas naturale), affitto dell’abitazione principale e interessi sul relativo mutuo. Per il rimborso esentasse il datore di lavoro deve acquisire e conservare la documentazione probante la spesa oppure una dichiarazione sostitutiva del lavoratore.

Beni in natura e carte prepagate

Le tessere prepagate per la spesa o per il carburante sono fra gli strumenti più diffusi: costano poco da gestire e il dipendente le capisce subito. Sul piano fiscale, però, non sono una categoria a sé. Sono compensi in natura, quindi viaggiano sul binario del comma 3: rientrano nella stessa soglia annua vista sopra, insieme al buono spesa, al buono carburante, all’auto ad uso promiscuo e a ogni altro compenso in natura ricevuto nell’anno.

Due conseguenze pratiche che in azienda si scoprono quasi sempre tardi:

• La capienza è una sola. Se al dipendente è già stata assegnata l’auto ad uso promiscuo, la carta prepagata si somma a quel valore. Superata la soglia si tassa tutto, auto compresa: la carta da 300 euro può costare molto più di 300 euro. È un controllo che va fatto in busta paga prima di distribuire le carte, non a dicembre.
• Non si confondono con i buoni pasto. I buoni pasto stanno sul comma 2 e hanno un tetto giornaliero proprio: sono un plafond distinto, che non consuma quello dei compensi in natura e non ne è consumato.

Una cautela sulla natura dello strumento, ed è parere di chi scrive: la carta prepagata regge finché resta un titolo per acquistare beni e servizi. Se permette al lavoratore di ottenere denaro — prelievo, ricarica trasferibile, conversione in contanti — non si è più nel campo dei valori in natura, e torna a valere per intero il principio per cui l’erogazione non deve tradursi in un aggiramento degli ordinari criteri di determinazione del reddito.

Buoni pasto

Sono lo strumento di welfare più elementare e il più frequentemente gestito male. La norma è l’art. 51, comma 2, lett. c), TUIR. Sul piano civilistico i buoni pasto sono disciplinati dal d.lgs. 36/2023, allegato II.17, che li definisce documenti di legittimazione, anche in forma elettronica.

Punti di attenzione:

• I buoni pasto non sono fringe benefit: non rientrano nella soglia annua di 258,23 euro del comma 3. Sono due plafond distinti e si sommano.
• Non sono cumulabili oltre otto buoni, non cedibili, non convertibili in denaro, utilizzabili solo dal titolare e per l’intero valore facciale.
• I buoni concessi per giorni non lavorativi (domeniche, ferie, permessi) o durante sospensione del rapporto ex art. 2110 c.c. (malattia, infortunio, maternità) non godono dell’agevolazione.
• Il valore da confrontare con la soglia di esenzione è quello del buono al netto dei contributi obbligatori di legge e delle somme eventualmente trattenute al dipendente.
• Anche i buoni pasto, pur non essendo previsto espressamente dalla norma, devono essere offerti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee: è una lettura dell’Agenzia delle Entrate consolidata da tempo. Concessi solo ad alcuni, concorrono integralmente a formare il reddito.

Come si introduce il welfare: regolamento o accordo

Qui c’è il vero vantaggio economico per l’azienda, ed è di deducibilità.

• Piano volontario (il datore di lavoro concede senza esservi tenuto): le spese sono deducibili solo entro il limite dell’art. 100, comma 1, TUIR, cioè il cinque per mille del costo del lavoro.
• Piano obbligatorio (il datore di lavoro si obbliga con regolamento unilaterale o accordo): il limite dell’art. 100 non si applica e le spese sono deducibili per intero dal reddito d’impresa ai sensi dell’art. 95 TUIR.

Il discrimine è dunque volontarietà contro obbligatorietà. E il regolamento vale come fonte di obbligo negoziale solo se rispetta requisiti inderogabili, chiariti dall’Agenzia delle Entrate:

• non può attribuire al datore di lavoro la facoltà di recedere unilateralmente dal piano;
• non può consentirgli di valutare discrezionalmente implementazione o efficacia al termine di ciascun periodo annuale di vigenza;
• non può riservargli il potere di modificare o integrare unilateralmente il regolamento.

Testuale: “affinché un regolamento configuri l’adempimento di un obbligo negoziale, lo stesso deve essere, quindi, non revocabile né modificabile autonomamente da parte del datore di lavoro”.

Qualunque margine di arbitrarietà riqualifica l’atto come volontario e la deducibilità torna al cinque per mille. È l’errore più diffuso e il più costoso: la clausola di salvaguardia con cui l’azienda si riserva di revocare il piano annulla esattamente il beneficio per cui il piano era stato costruito.

Vincolarsi senza legarsi le mani: il regolamento a durata predeterminata

L’obiezione che le aziende sollevano subito è ragionevole: se non posso revocare né modificare il piano, mi vincolo a tempo indeterminato su una spesa che non so se reggo fra tre anni.

La risposta operativa è la durata predeterminata. Il regolamento si scrive con una data di decorrenza e una data di scadenza — un anno, due, tre — e per tutto quel periodo è vincolante, non revocabile e non modificabile unilateralmente. Alla scadenza l’azienda torna libera: rinnova alle stesse condizioni, cambia il paniere, alza o abbassa il budget, oppure non rinnova affatto.

È il modo con cui si tengono insieme le due esigenze: l’obbligo che serve per la deducibilità piena ex art. 95 TUIR e la possibilità di rivedere il piano quando cambiano i numeri dell’azienda. La strada opposta — regolamento a tempo indeterminato con clausola di revoca “per sopravvenute esigenze aziendali” — sembra la più prudente ed è invece quella che fa perdere il beneficio.

Il vantaggio vero, detto senza slogan

Vantaggio diretto, fiscale. Deducibilità piena delle spese se il piano è strutturato come obbligo negoziale (art. 95 TUIR), contro il cinque per mille del piano volontario. Inoltre il valore dei beni e servizi può non costituire base imponibile ai fini della contribuzione INPS e INAIL e dell’IRAP.

Vantaggio indiretto, organizzativo. Rispondendo alle esigenze personali e familiari dei lavoratori, il welfare valorizza il capitale umano e migliora efficienza dell’organizzazione del lavoro, fidelizzazione e produttività nel medio-lungo termine.

Quello che il welfare non è. Non è un modo per pagare meno il lavoro già dovuto, né un premio ad personam travestito. Ogni volta che viene usato così, l’esenzione cade e si sommano recupero fiscale, recupero contributivo e sanzioni, su tutti i lavoratori coinvolti e non solo su quello contestato.

La differenza tra un piano che regge e uno che salta non sta nel paniere di servizi, più o meno lo stesso per tutti. Sta nella definizione delle categorie e nel testo del regolamento: due pagine di documento che decidono se il piano vale o no.

Domande frequenti

Il welfare può essere riservato a un solo dipendente?

No. Le agevolazioni dell’art. 51, comma 2, TUIR non si applicano quando somme o servizi sono rivolti ad personam o costituiscono vantaggi solo per alcuni e ben individuati lavoratori. Serve la generalità o una categoria omogenea. Resta il binario separato del comma 3, con la soglia annua dei compensi in natura, che non richiede la generalità.

Posso creare la categoria “dipendenti con figli”?

No, secondo l’orientamento più recente dell’Agenzia delle Entrate: la categoria non può fondarsi su condizioni personali o familiari, ma solo su criteri attinenti al rapporto di lavoro e alle mansioni. Un piano impostato così è esposto a ripresa a tassazione.

Buoni pasto e fringe benefit si sommano?

Sì, sono plafond distinti. I buoni pasto seguono l’art. 51, comma 2, lett. c), con un tetto giornaliero; i fringe benefit seguono la soglia annua del comma 3. Il consumo di uno non erode l’altro. Le carte prepagate per la spesa o il carburante stanno sul lato dei fringe benefit, non su quello dei buoni pasto: è l’equivoco più frequente.

Il welfare riduce i contributi INPS a carico dell’azienda?

Il valore dei beni e servizi che rispettano le condizioni di esenzione può non costituire base imponibile ai fini di INPS, INAIL e IRAP. Ma è l’effetto di una corretta qualificazione, non l’obiettivo: se il piano nasce per ottenere quel risparmio sostituendo retribuzione dovuta, l’esenzione non regge.

Serve un accordo sindacale per introdurre il welfare?

Non necessariamente: è sufficiente un regolamento aziendale, purché non revocabile né modificabile unilateralmente dal datore di lavoro. Conviene però dargli una durata predeterminata: vincola l’azienda per il periodo scelto, che è quello che serve, e la lascia libera alla scadenza. Se però vengono applicate le soglie incrementate dei fringe benefit, il datore di lavoro deve informare le rappresentanze sindacali unitarie ove presenti.

Prima di firmare un regolamento welfare, fatelo leggere

I piani che arrivano sul nostro tavolo per una verifica hanno spesso lo stesso profilo: paniere di servizi corretto, categorie definite male, regolamento con la clausola di revoca. Costo della correzione prima: qualche ora. Costo dopo un accertamento: l’intero beneficio, più contributi e sanzioni.

Il nostro servizio di welfare aziendale interviene su questo: analisi di fattibilità sui numeri della vostra azienda, definizione delle categorie omogenee difendibili, stesura del regolamento o dell’accordo nella forma che garantisce la deducibilità piena, revisione dei piani in essere alla luce dell’orientamento più recente dell’Agenzia sulle categorie e della nuova platea di familiari.

C’è poi un passaggio che quasi nessuno mette a budget e che invece decide se l’investimento ha senso. Se uno degli obiettivi del piano è l’incremento della produttività, servono strumenti per misurare l’incremento che c’è stato davvero: indicatori scelti prima della partenza, un dato di partenza, una verifica a scadenza. Senza misura non sapete se il welfare ha funzionato, sapete solo quanto è costato. Il discorso cambia se l’obiettivo dichiarato è un altro — fidelizzare le persone, migliorarne il benessere: in quel caso la misurazione pesa meno, ma è una scelta da fare in apertura, non da scoprire alla fine.

Se avete un piano attivo, mandateci il regolamento e l’elenco delle categorie: vi diciamo in tempi brevi se regge.