Ferie arretrate: quanto costano all'azienda e come smaltirle

Le ferie maturate e non godute non spariscono. Restano come debito verso il dipendente, e quel debito cresce: si pagano alla retribuzione in essere quando vengono fruite, non a quella dell’anno di maturazione. Superata una certa soglia l’azienda versa i contributi su giornate che nessuno ha ancora goduto. Si aggiungono le sanzioni ispettive, l’esborso concentrato alla cessazione del rapporto e, in una due diligence, una passività che il compratore sconta dal prezzo.

Il diritto alle ferie è irrinunciabile, e lo è a partire dalla Costituzione. L’azienda non può comprarlo: è stato ritenuto illegittimo perfino l’accordo che riconosce un superminimo con la funzione di remunerare le ferie non godute.

Due settimane subito, due entro diciotto mesi

Salvo disposizioni più favorevoli del contratto collettivo o individuale, il periodo annuale di ferie retribuite non può essere inferiore a quattro settimane, pari a 28 giorni di calendario se fruite consecutivamente.

Quelle quattro settimane si spezzano in due blocchi: due settimane nell’anno di maturazione e due settimane nei 18 mesi successivi alla fine di quell’anno, anche frazionate.

Il contratto collettivo può spostare in avanti il termine dei 18 mesi o accorciarlo: in quest’ultimo caso il superamento fa scattare le sanzioni contrattuali, non quella di legge.

L’obbligo contributivo anticipato

Se le ferie non sono fruite entro i 18 mesi — o entro il diverso termine contrattuale — il datore versa all’INPS i contributi sulle ferie non godute. Lo stesso vale per il periodo eccedente le quattro settimane.

L’obbligazione sorge nel mese successivo alla scadenza: applicando il termine generale, luglio. In quel mese l’imponibile previdenziale aumenta di un importo pari alle ferie non godute, quota dipendente e quota azienda; nel mese di effettivo godimento si recupera quanto già assolto. È cassa anticipata su prestazioni non ancora rese. Il termine si sospende solo per una causa legale di sospensione del rapporto — malattia, infortunio, maternità — e in cassa integrazione.

Le sanzioni ispettive

Il mancato godimento delle quattro settimane minime entro il termine di legge, o quello più ampio del contratto collettivo, è punito con sanzione amministrativa, aumentata del 20% dal 1° gennaio 2019.

Nella misura ordinaria si va da un minimo di 120 a un massimo di 720 euro. Si sale da 480 a 1.800 euro quando la violazione riguarda più di 5 lavoratori, oppure si è ripetuta in almeno 3 periodi di riferimento. Si arriva da 960 a 5.400 euro quando i lavoratori coinvolti sono più di 10, oppure la violazione si è ripetuta in almeno 5 periodi di riferimento: in questa fascia non è ammesso il pagamento in misura ridotta.

Le maggiorazioni raddoppiano se nei tre anni precedenti l’azienda è già stata sanzionata per gli stessi illeciti. E la violazione si configura anche se il lavoratore ha goduto solo di una parte del periodo scaduto.

Cosa si può fare, cosa non si può fare

Si può:

• decidere quando il dipendente si assenta: il potere di collocazione è del datore, che contempera esigenze d’impresa e interessi del lavoratore;
• collocare in ferie d’ufficio chi, sollecitato, non si attiva;
• chiudere l’azienda o singoli reparti per ferie collettive: il lavoratore non può opporsi. Le ferie collettive consentono anche il differimento del versamento contributivo, su domanda telematica all’INPS;
• monetizzare le giornate eccedenti le quattro settimane, e le quattro settimane stesse solo in caso di risoluzione del rapporto in corso d’anno.

Non si può:

• monetizzare le prime quattro settimane a rapporto in corso;
• far fruire le ferie arretrate durante il preavviso: non è computabile nelle ferie, e la pretesa costituisce giusta causa di dimissioni;
• limitarsi a una comunicazione alla RSU: non sostituisce l’avviso diretto al singolo lavoratore;
• contare sul silenzio del dipendente. L’onere di provare di aver adempiuto all’obbligo di concedere le ferie è del datore.

C’è poi un secondo fronte: il mancato recupero delle energie psicofisiche è stato riconosciuto come danno a carico del lavoratore, che può chiederne il risarcimento oltre al godimento tardivo.

Il piano di smaltimento in quattro mosse

1. Mappare l’arretrato. Estrarre il residuo per singolo dipendente, distinto per anno di maturazione: non conta quanti giorni ci sono, ma a quando risalgono. Tenere separati i ratei di legge da quelli eccedenti di fonte contrattuale: le regole su monetizzazione e termini sono diverse. Fuori dal conteggio vanno anche permessi, ROL ed ex festività: sono di matrice contrattuale, la loro mancata fruizione non fa sorgere l’obbligo di anticipo contributivo e seguono le scadenze fissate dal CCNL o quanto pattuito a livello individuale. Metterli nello stesso calderone del residuo ferie falsa le priorità.

2. Stabilire le priorità. Si imputano per prime le ferie la cui scadenza è più vicina. In cima alla lista chi ha residui di anni chiusi da oltre 18 mesi e chi non ha completato le due settimane dell’anno in corso: sono i casi che generano costo contributivo e sanzione.

3. Organizzare un piano ferie. Due leve: chiusure collettive per abbattere volumi in modo uniforme e calendari individuali per i residui che restano. Il periodo va comunicato preventivamente al lavoratore. Chi non risponde ai solleciti va collocato in ferie d’ufficio, con traccia scritta.

4. Monitorare tutto l’anno. Un controllo trimestrale costa poco e intercetta gli scostamenti quando sono ancora correggibili. Ferie concentrate tutte insieme significano picchi di assenza nei mesi produttivi e straordinari per coprirle: due voci che vanno previste a budget, non scoperte a consuntivo.

Domande frequenti

Se il dipendente non vuole andare in ferie, l’azienda è comunque sanzionabile?

Sì: la sanzione colpisce il datore. La difesa non è la volontà del lavoratore, ma la prova di averlo invitato formalmente, avvisandolo delle conseguenze. Senza riscontro si procede con la collocazione d’ufficio.

Posso pagare le ferie arretrate invece di farle godere?

Non a rapporto in corso, per le prime quattro settimane. È ammessa per i giorni eccedenti e, per l’intero residuo, solo alla risoluzione del rapporto in corso d’anno. L’indennità sostitutiva è comunque assoggettata a contribuzione.

Il dipendente si ammala durante le ferie collettive: i giorni si recuperano?

Se la malattia è incompatibile con la funzione di riposo propria delle ferie, l’assenza si converte in malattia da quando il datore ne ha conoscenza e i giorni restano da godere. L’arretrato va riprogrammato.

I dirigenti vanno monitorati come gli altri?

Sì. Non si può presumere che il dirigente decida da sé se e quando andare in ferie: il diritto alle ferie spetta a tutti, dal dirigente all’apprendista. Il loro residuo va monitorato come gli altri.

Come lo gestiamo

Il monte ferie è uno dei pochi costi del personale che si riduce senza toccare le retribuzioni: basta anticipare le scadenze invece di rincorrerle. Organico, CCNL applicato e composizione dell’arretrato cambiano urgenza e mosse.

Lo Studio segue le aziende clienti su tutto il ciclo: amministrazione del personale e buste paga, con estrazione del residuo per anno di maturazione e calcolo dell’esposizione contributiva; consulenza del lavoro, per il piano di smaltimento e per le comunicazioni che reggono in sede ispettiva; gestione HR, per chi deve tenere il monitoraggio dentro una procedura stabile.

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